Gobernanza Documental y Control de Versiones

Sistema institucional de documentación de Asociación Global de Deportes Inc.

La información institucional constituye un activo estratégico de cualquier organización.

A medida que Asociación Global de Deportes Inc. desarrolla nuevas divisiones, programas, metodologías, políticas, procesos y plataformas, resulta necesario garantizar que su documentación pueda mantenerse organizada, actualizada y trazable.

AG Press Global Network funciona como el repositorio institucional de conocimiento y documentación del Ecosistema AG Sports.

Esta política establece los principios generales utilizados para organizar, revisar, actualizar, sustituir y conservar la documentación institucional.

Objetivo

El Sistema de Gobernanza Documental tiene como objetivos:

• identificar cuál es la documentación vigente;
• reducir contradicciones entre documentos;
• evitar duplicidades;
• conservar la evolución histórica de la organización;
• establecer responsables de revisión;
• facilitar la actualización de políticas y procedimientos;
• mantener trazabilidad sobre cambios relevantes;
• garantizar que colaboradores y usuarios puedan identificar la versión aplicable de un documento.

AG Press como repositorio institucional

AG Press Global Network constituye el principal repositorio de documentación institucional del Ecosistema AG Sports.

Dentro de AG Press pueden organizarse:

• políticas;
• frameworks;
• manuales;
• procedimientos;
• metodologías;
• programas;
• documentación educativa;
• publicaciones;
• registros;
• normas editoriales;
• documentación histórica;
• recursos de conocimiento.

La documentación vigente debe organizarse principalmente bajo la estructura:

/docs/

Documentación vigente

La estructura /docs/ contiene la documentación institucional que se considera vigente, en desarrollo vigente o aplicable dentro del Ecosistema AG Sports.

Cada división puede mantener dentro de esta estructura su propia documentación especializada.

Entre ellas:

• AG Media Network;
• AG Academy;
• AG Football Group;
• AG Intelligence;
• AG Global Membership;
• AG Digital Media Ventures;
• AG Sports Digital Ecosystem.

También existe documentación transversal correspondiente a Asociación Global de Deportes Inc.

Documentación histórica

Durante la evolución de AG Deportes y Asociación Global de Deportes Inc. se han producido documentos, páginas, programas y estructuras que posteriormente han evolucionado.

Estos materiales pueden conservarse por:

• valor histórico;
• trazabilidad;
• referencia;
• continuidad institucional;
• archivo.

La existencia de un documento histórico no significa necesariamente que sus disposiciones continúen vigentes.

Cuando sea necesario deberá identificarse claramente su carácter histórico.

Documentos sustituidos

Cuando un documento sea reemplazado por otro, deberá procurarse identificar:

• documento anterior;
• documento vigente;
• fecha del cambio;
• relación entre ambos.

Cuando exista una URL antigua con tráfico, enlaces externos o valor documental, podrá utilizarse una redirección hacia el documento vigente cuando resulte apropiado.

Principio de fuente única

Cuando diferentes documentos regulen o expliquen el mismo asunto, deberá procurarse identificar una fuente institucional principal.

Los demás documentos podrán:

• resumir;
• referenciar;
• explicar;
• enlazar;

pero deberán evitar crear reglas paralelas contradictorias.

Este principio busca reducir la duplicación documental.

Un concepto institucional debe tener una fuente canónica claramente identificable.

Estados documentales

Los documentos institucionales podrán utilizar los siguientes estados:

BORRADOR

Documento en desarrollo que todavía no constituye política o procedimiento institucional definitivo.

EN REVISIÓN

Documento anteriormente utilizado que se encuentra sometido a evaluación o actualización.

VIGENTE

Documento aprobado para utilización institucional.

HISTÓRICO

Documento correspondiente a una etapa anterior que se conserva por valor documental.

SUSTITUIDO

Documento reemplazado por una versión o política posterior.

ARCHIVADO

Documento que deja de formar parte de la operación habitual pero se conserva internamente cuando resulta necesario.

Documentos en desarrollo

La existencia de una página dentro de AG Press no significa necesariamente que todos los programas descritos se encuentren completamente implementados.

Los documentos pueden diferenciar entre:

• funcionamiento actual;
• desarrollo en curso;
• proyectos futuros;
• roadmap;
• visión estratégica.

Esta distinción es especialmente importante en áreas tecnológicas, comerciales y de expansión.

Responsable documental

Cuando resulte conveniente, cada documento podrá identificar una unidad responsable.

Por ejemplo:

AG Media Network
Documentación periodística y editorial.

AG Academy
Documentación educativa y de certificaciones.

AG Football Group
Documentación relacionada con sus programas y servicios una vez definidos.

AG Intelligence
Metodologías, investigaciones e informes cuando sean desarrollados.

AG Global Membership
Programas, niveles y beneficios de membresía.

AG Sports Digital Ecosystem
Infraestructura digital, gobernanza tecnológica y sistemas de participación.

La responsabilidad documental no implica necesariamente autoría individual.

Representa la unidad encargada de mantener la información correspondiente.

Información mínima recomendada

Los documentos institucionales considerados relevantes podrán registrar internamente:

Título

Nombre oficial del documento.

Área responsable

División o unidad encargada.

Estado

Vigente, borrador, en revisión, histórico, sustituido o archivado.

Versión

Número o identificación de la versión cuando corresponda.

Fecha de vigencia

Fecha desde la cual se utiliza la versión.

Última revisión

Fecha de la revisión documental más reciente.

Próxima revisión

Fecha orientativa cuando resulte necesaria.

Documento relacionado

Políticas, procedimientos o frameworks vinculados.

Documento sustituido

Cuando exista una versión anterior.

Sistema de versiones

No todos los documentos requieren numeración compleja.

Para políticas, frameworks y documentos institucionales relevantes podrá utilizarse:

Versión 1.0

Primera versión institucional.

Versión 1.1

Cambios menores que no alteran la estructura fundamental.

Versión 2.0

Cambio significativo de estructura, política o modelo.

Ejemplo:

AG Global Membership Framework — Versión 1.0

Posteriormente:

Versión 1.1

si únicamente se realizan aclaraciones.

O:

Versión 2.0

si cambia sustancialmente el modelo de membresías.

Cambios menores

No es necesario generar una nueva versión formal por:

• correcciones ortográficas;
• ajustes visuales;
• enlaces;
• mejoras de formato;
• cambios que no alteren el sentido institucional.

Cambios sustanciales

Debe considerarse registrar una nueva versión cuando cambie:

• el objetivo del documento;
• una política;
• una regla institucional;
• derechos u obligaciones;
• arquitectura de un programa;
• sistema de participación;
• proceso importante;
• estructura de una división.

Registro de cambios

Los documentos de especial importancia podrán incorporar un registro sencillo.

Ejemplo:

No todos los documentos requieren mostrar este registro públicamente.

Periodicidad de revisión

No debe establecerse una revisión artificial para todos los documentos.

La revisión dependerá de su naturaleza.

Las políticas sujetas a:

• tecnología;
• regulación;
• plataformas digitales;
• procedimientos operativos;

pueden necesitar revisiones frecuentes.

Los documentos históricos o institucionales estables pueden requerir revisiones menos frecuentes.

Documentación legal y contractual

Los contratos, convenios, términos, autorizaciones y otros instrumentos jurídicos deben gestionarse de acuerdo con sus propias condiciones y requisitos.

Esta política de gobernanza documental organiza el repositorio institucional, pero no modifica por sí misma las obligaciones establecidas en instrumentos jurídicos aplicables.

Documentación estratégica

Los planes, roadmaps y frameworks pueden contener objetivos futuros.

Debe diferenciarse entre:

Situación actual

lo que existe y funciona.

Desarrollo

lo que está siendo implementado.

Visión

lo que la organización aspira a desarrollar.

Esta distinción evita presentar proyectos futuros como capacidades actualmente disponibles.

Separación entre relación estratégica y propiedad jurídica

La documentación institucional deberá evitar atribuir propiedad sobre empresas, marcas, dominios, plataformas o proyectos cuando dicha relación jurídica no se encuentre definida o documentada.

Una relación puede ser:

• estratégica;
• comercial;
• tecnológica;
• contractual;
• editorial;
• colaborativa.

La existencia de una relación no implica automáticamente propiedad societaria.

Cuando la titularidad sea relevante deberá determinarse mediante la documentación jurídica correspondiente.

Documentación de terceros y proyectos relacionados

AG Press puede hacer referencia a:

• aliados;
• empresas;
• plataformas;
• profesionales;
• proyectos relacionados;
• instituciones académicas;
• organizaciones deportivas.

Su inclusión dentro de una publicación no deberá interpretarse automáticamente como propiedad, control o integración societaria.

Protección de información

No toda documentación institucional debe publicarse.

Pueden existir documentos:

• públicos;
• internos;
• confidenciales;
• contractuales;
• administrativos;
• estratégicos.

AG Press contiene la documentación que resulte apropiada para consulta institucional o pública.

Los documentos internos deberán mantenerse mediante los sistemas autorizados por la organización.

Conservación de conocimiento institucional

La eliminación indiscriminada de documentación puede provocar pérdida de:

• experiencia;
• procesos;
• decisiones;
• historia;
• conocimiento.

Por esta razón, cuando un documento deje de utilizarse puede resultar preferible clasificarlo como histórico, sustituido o archivado antes que eliminarlo definitivamente.

Revisión continua

La estructura documental del Ecosistema AG Sports debe evolucionar conjuntamente con la organización.

Nuevos programas pueden requerir:

• frameworks;
• políticas;
• procedimientos;
• registros.

Otros documentos pueden consolidarse o desaparecer cuando dejan de aportar valor.

La documentación debe responder a la realidad de la organización y no crear estructuras artificiales que todavía no existan.

Principio de gobernanza documental

Primero se define la realidad institucional. Después se documenta. La documentación no debe crear artificialmente una organización que todavía no existe.

Declaración institucional

AG Press Global Network busca preservar, organizar y mantener accesible el conocimiento generado por Asociación Global de Deportes Inc. y por las áreas que integran el Ecosistema AG Sports.

La Gobernanza Documental permite que ese conocimiento conserve coherencia, trazabilidad y utilidad a medida que la organización evoluciona.